2021-08-03

簡均伶/微光整合行銷有限公司執行長

【波莉的斜槓路】Podcast 節目及網站主持人

 

 

我的遠距工作經歷

 

       帶著電腦遠距工作這件事情,記得是從我 2012 年在科技業工作時,就開始了。那時候做國外業務,出國參展、拜訪客戶是常態,整個世界都是我的辦公室:無論是在飯店 lobby、餐廳、咖啡店、展覽會場還是機場,任何能坐下來的地方,都能打開筆電工作。

 

       最誇張的一次是在杜拜,會展結束後累慘的一行人,把行李收拾完畢後,立馬衝到 Dubai Mall 裡面吃晚餐(邊吃邊看水舞燈光秀),然後直接坐在世界最高樓哈里發塔下,整理出差報告。將近凌晨 12 點,我們把報告寄回公司,才搭計程車回飯店休息。旁邊都是快樂拍照的觀光客,而我們四個人卻疲累地坐在階梯上寫報告的畫面,至今回想起來,都還讓我印象深刻。

 

       後來的幾年,我到偏鄉社區的非營利組織工作,一直到現在回學校進修念研究所、自己創業,產業和工作內容雖然有了大幅度的轉換,但四處移動的「數位游牧」(Digital Nomad)工作模式,卻依然沒有改變。抽離一成不變的上下班作息和辦公室環境,從不同的生活軌跡裡吸收養分,讓我能體會生活的實感,和品味周遭一切美好的人事物。

 

 

 

疫情引爆了工作型態的轉變

 

       2020 年爆發的新冠肺炎疫情,似乎更是加劇了這股工作型態轉型的浪潮。根據報導,許多你我耳熟能詳的大公司如GoogleAppleMicrosoft,紛紛宣布他們允許員工在家辦公(Work from Home)的工作方案。在台灣,2021 5 月中面臨疫情升溫,全國進入防疫三級警戒狀態後,許多企業也開始啟動分流上班機制,允許員工遠端在家工作。

 

       科技的發展,加上疫情的推波助瀾,解放了傳統個體的工作限制。帶著筆電、帶著你的才能,不管在哪裡,都能邊工作邊生活。根據Global Workplace Analytics的調查,有 82% 的美國人在疫情結束之後,還是希望能有部分時間可以在家工作,顯見遠距工作或在家工作這種相對具有彈性的模式,對很多上班族來說,有著非常大的吸引力。

 

       如果你已經開始在家工作,或是未來希望找到可以遠距工作、游牧工作的職位,有哪些能力是一定要具備的呢?根據過去的經驗,我整理出五種數位時代的新型態工作者必備的自我管理能力,我們一起來看看吧!

 

 

 

五大新型態工作者必備的自我管理能力

 

1. 時間管理力:

       在辦公室工作,必須遵守固定的規範,幾點前必須打卡上班、什麼時候可以午休,都必須照著規定走。久而久之,自然就會形成一種工作的作息習慣。然而,在家工作由於工作和生活的場域重疊,從早到晚都在家裡,不僅很難明確切割上下班時間,常見的情景是,工作累了就忍不住到床上睡個午覺,但一躺下去,很可能就爬不起來啦。

 

       因此,在家工作很需要建立屬於自己的儀式感。在一天工作的開始,和結束工作之前,都給自己一個固定的儀式,讓大腦接收到「該切換模式囉」的訊息。儀式可以很簡單,例如開始工作之前沖個澡、換上正式服裝、幫自己煮杯咖啡,甚至只是移動到書房固定的位置,提醒自己,現在要開始進入工作狀態。結束工作的儀式,則可以給自己設定個明確的時間,時間到了,就該把手邊的工作收尾,去運動、或是準備晚餐。建立了明確的上班和下班時間區段,在家工作的節奏才會穩定,幫助你掌握時間的主導權。

 

2. 專注管理力:

       那些叮叮咚咚不斷發出提示音的通訊軟體,可以說是讓我們分心的惡魔。就算是線上開會,沒人知道你正在滑手機,但那種不知不覺就消耗很多時間的感覺,真的是很恐怖啊!建議你在家工作的時候要把手機轉成靜音,也不要打開臉書等社群網站,否則你一定會很想去點開那些紅色的通知數字,看看誰又更新了什麼訊息。

 

       最近很紅的「番茄鐘工作法」,也是非常適合使用的專注力管理工具。先給自己設一個 25 分鐘後會響的鬧鐘。然後開始專心工作,把手機放到一邊,也把電腦裡不相關的通訊軟體都關掉,一次專注做一件事。等鬧鐘響起,就休息 5 分鐘。如果 25 分鐘的工作時間對你來說太短,你也可以把時間拉長一點,例如設定 50 分鐘工作,再加上 10 分鐘的休息時間。

 

       番茄鐘工作法的重點在於,當你工作的時候,一定要專心,休息的時候,也一定要休息,可以盡情地使用通訊軟體、站起來動一動、給自己倒杯水、聽首歌,任何事情都可以,總之,一定要讓自己離開工作狀態。這對我來說是一個很有效的工作方法,因為有很明確的時間限制,而且又有固定的休息時間,幫助我更容易集中精神,達成效率產出,也比較能抵抗分心的誘惑。

 

3. 知識管理力

       在辦公室工作,我們往往會把資料印出來歸檔,文件整理相對容易。但在家工作之後,通常是以數位方式做資料歸檔,而且使用的電腦,也未必和平常在辦公室使用的電腦相同。因此,必須注意把文件更新到最新版本後,再放到工作專用的資料夾,和私人資料夾分開,如此一來,不僅可以提升工作效率,也能避免突然要用某份資料卻找不到的窘境。

 

       如果公司提供伺服器可以上傳資料,要記得定期把資料備份上去;如果沒有,則可以運用DropboxGoogle Drive等雲端同步儲存工具,自己做資料的定期上傳與整理。如此一來,即使是用不同電腦,也能立刻找到需要的檔案,就算有一天硬碟壞掉,或是檔案損壞,還是可以從雲端還原下載,節省非常多的時間。

 

4. 溝通管理力

       在家工作,少了和同事、主管面對面討論的時間,反而更需要刻意地主動和他們交流。這不僅是為了維繫感情,避免自己變成邊緣人;更重要的,是要延續你和團隊之間的信任感。如果平常你會和主管匯報工作進度,那麼在遠距工作期間,同樣也該用電話或視訊方式和主管確認進度,確保自己的方向和進展符合對方的需求。千萬不要想說用郵件或訊息報告就好,因為遠距工作在台灣仍然屬於一種比較新的工作模式,很多主管還是習慣要掌握具體細節,才會心安。主動回報進度,可以讓主管感受到你的積極性,反而會對你更放心。

 

       另外,也可以定期約同事在線上交流,畢竟人是群居的動物,在家工作雖然相對自由,但如果失去與人的連結太久,還是很可能會造成心理的憂鬱和孤單感。像是舉辦線上讀書會,甚至是和同事一起上線吃個午餐、下午茶,都會對舒緩心理壓力有很大的幫助。

 

5. 工具管理力

       當實體會議轉為以線上的視訊或語音形式進行,你該做的第一件事,是確保家裡的網路連線穩定,並且使用品質比較好的耳機和麥克風。我曾經有好幾次,都遇到會議參與者的麥克風收音不佳,導致其他人聽不清楚聲音,或者是聽起來非常吃力,很多重要的內容必須重複講好幾次,實在是很浪費時間,也消耗其他人的耐心。這些基本工具的費用並不高,卻可以讓你提高會議效率,在與會者心中留下專業的印象,可說是非常划算的長期投資。

 

       其他線上會議的輔助工具,像是使用電子白板,或是製作圖文簡報來搭配口頭說明的內容,如果能夠熟悉這些數位工具的使用,也能非常有效地提升會議效率和品質。

 

 

 

結語

 

       總結來說,無論是游牧工作、遠端工作還是在家工作,這些數位時代的新工作型態儘管在形式上略有不同,卻都有著相同的核心概念:工作者必須具備高度的自我管理能力,對工作負責,準時交出高品質的成果。

 

       面對疫情加速、外在環境劇變的VUCA時代,年輕工作者若能有意識地培養自己的時間管理、專注管理、知識管理、溝通管理和工具管理能力,對提升自我的職場競爭優勢,將有極高的幫助,無論面臨再大的挑戰,都肯定能導引我們持續向前,累積長期的個人專業價值。

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