2020-08-17

好印象是「問」出來的!教你如何問好問題

 

  離開學校進入了職場後,我們面對的是一個全新的環境,一定會遇到我們需要尋求幫助的事情,但大多數人面對工作問題的態度,卻跟在求學時期一樣,抱持著「沉默是金」的態度,不敢向同事前輩發問,深怕問了蠢問題鬧笑話。然而誰沒有過當菜鳥的日子呢?前輩跟上司一定知道,身為新人的你會有不熟悉的地方,因此如果能針對不懂的部分主動提出疑問,代表你對於自己的工作品質有所要求,是一種積極上進的表現,所以比起埋頭苦幹,你反而該常問問題。

 

 

  雖然提問能讓上司感受到你積極的態度,也不代表你可以頻繁、無條件的尋求幫助。不管是上司還是資深前輩,他們都還有自己的事務要忙,沒有辦法時時刻刻都處理你的疑問,要是你三不五時就去找他們,他們或許會覺得你是個沒有能力解決小問題的「伸手牌」,對你留下能力不足的負面印象,所以在提問前,還是必須把握幾個大原則,才能問對問題、問得有效率。

 

 

  第一個重要原則是簡明扼要。職場不是心理諮商所,每個人的時間都很寶貴,沒有時間聽你從問題的起頭娓娓道來,要是你把問題講得又臭又長,對方反而會沒辦法抓到重點。因此,你必須學習在極短的時間內,明確敘述問題的內容,以及你需要協助的內容。而那些瑣碎、不重要的小細節,可以先忽略不報,等對方問及時再提及就好。比如你不會用公司的進出貨管理系統來記錄每日出貨量,你只要問「我該如何用進出貨系統紀錄出貨量?」,對方就能理解你的需求,而不需要把你操作系統的過程鉅細靡遺敘述一遍。

 

 

  第二,在對的時機點提出問題,並保持禮貌。如果當下對方心情不太好,或是因為工作忙的焦頭爛額,千萬不要不識相,給對方火上加油,應該先把問題暫時擱著,等到對方空閒、情緒平穩了再去詢問,對方才有餘力可以好好協助你。另外,在接受幫助的時候也要時時記得,別人沒有義務要幫助你,詢問時務必注意語氣要平和、隨時保持目光接觸、專心聽對方敘述,並於最後向對方真摯的道謝,這些該具備的禮貌一個都不能少,才會讓其他人覺得你是虛心求教。

 

 

  最後要注意的,也是最重要的,便是遇到問題先試著自己處理,真的沒辦法解決再詢問他人。如果你的問題是上網搜尋就能找到解決辦法的,如簡報製作、文件排版格式等,在你什麼功課都沒做就拿去問前輩或上司,這樣容易使人認為你抱持著「反正我問就會有人幫我」的不良工作態度,而對你的工作能力產生質疑。因此,不論是什麼樣的問題,建議在向他人詢問之前,先自行上網搜尋,現在的搜尋引擎內容包羅萬象,說不定你的要的解答早就存在於網路上。若是確定搜尋不到任何可行的解方,再向前輩跟上司詢問會比較適當。在你已經事先做功課的情況下,要是對方習慣性地問你是否有上網搜尋過答案,你也能光明正大的與對方表示:「我已經自己先努力搜尋過了,因為找不到所以來請教您。」,向對方證明自己不是伸手牌。

 

 

 

<<文章出處:RICH職場體驗網,https://rich.yda.gov.tw/rich/#/article/entryId/200727175539>>

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