2020-05-05

開會常常是許多人的惡夢,講到開會大家的直覺反應,便是每場正在進行的會議中總會有姍姍來遲的與會者,而會議討論的過程也十分鬆散,甚至還有人閒聊了起來,或是兩方堅持己見卻討論不出結果,這些大家已經司空見慣的會議常態,讓本來應該是促進討論交流的會議變成了無意義的時間怪獸,耗費大家的精神與時間又無法產出具體的結論。其實,開會可以很有效率,只是大家都用錯方法了。在下次開會前,先來看看這篇為你帶來的超高效率開會秘笈,包你終生受用。

 

會議的靈魂人物:主持人

在開會的時候,通常會選任一個會議主持人,來擔任司儀的工作,也就是負責主導議程進行,並維持會議秩序的人員。然而要打造一個高效率的會議,主持人只做到這樣是完全不足夠的!因為主持人可以說是整個會議的靈魂人物,除了要主導會議的進行,更要比與會的所有人還要熟悉這場會議的目的、議程以及預期成效,才能在大家開始不知所云的時候重新將討論重點拉回來,或是在出現多方意見僵持不下時,依據會議的討論重點的了解,提出自身專業的觀點,讓討論可以加速得出結論。那麼會議主持人究竟要做什麼準備工作呢?具體而言有三個,第一,通盤了解會議資訊,會議主持人應該事先向與會人員索取在會議上報告或討論資料,並且花時間去了解研讀,先形成一個自己的見解,作為會議僵持不下時可以丟出的觀點。第二,根據前面對於會議的了解,擬定一份會議大綱,包括會議的主要目的、最後希望討論出什麼樣的成果、由誰報告什麼事情,將這些事情按順序排列,做成一個時間表,並在會議至少一週前發送給與會者參考,並請與會人員出具意見,如果有更改的需求就儘快更改,最晚要在會議進行三天前確定最終版本。給與會者議程是希望與會者可以在對這場會議抱有基本認識的情況下來參與會議,才不會因為對會議討論內容一知半解,進而無法和大家交流意見。

 

會議人數也是關鍵

除了靠主持人維持會議的品質,與會人數也是一個影響討論效率的重要因素。人太多往往會造成許多意見分歧,造成會議難以聚焦。史丹佛大學的管理科學教授Robert Sutton研究發現,絕大多數超過8人的會議有效率低下的情況出現,這是因為會議規模過大,而讓與會者產生距離感,便無法自在發言。因此,我們應該要秉持著「出席人數最小化」的精神,只邀請和這場會議目的關係最內層的人士參與會議,其餘人士若是有表達意見的需求,可以以書面意見的方式代替,或是運用上下關係,請上司統一整理出下屬的意見,再帶到會議上,才能同時做到意見的傳遞溝通和會議效率的維持。

 

<<文章出處:RICH職場體驗網,https://rich.yda.gov.tw/rich/#/article/entryId/200430112955>>

:::
教育部青年發展署 10055臺北市中正區徐州路5號14樓 Tel:02-7736-5111 Fax:02-2356-6307
北區召集學校-銘傳大學 11103臺北市中山北路5段 250 號 Tel:02-2882-4564轉2437 Fax:02-2883-0191 聯絡人:劉先生
中區召集學校-東海大學 40704臺中市西屯區臺灣大道四段1727號 Tel:04-2359-0121轉28409 Fax:04-2359-1034 聯絡人:廖先生
南區召集學校-遠東科技大學 74448臺南市新市區中華路49號 Tel:06-597-9566轉7409 Fax:06-597-7206 聯絡人:林小姐
版權所有 2018 ©教育部青年發展署 本網站最佳解析度:1920 X 1080 無障礙使用說明 | 隱私權與資訊安全 建議瀏覽器:Chrome,Firefox,IE10(含)以上 ◎本網站由 國立雲林科技大學 建置,如有任何建議請告知: 系統管理者 聯絡電話:05-5342601 # 5371 聯絡信箱:ccip@yuntech.edu.tw