簡均伶／微光整合行銷有限公司執行長
【波莉的斜槓路】Podcast 節目及網站主持人
我的遠距工作經歷
帶著電腦遠距工作這件事情，記得是從我 2012 年在科技業工作時，就開始了。那時候做國外業務，出國參展、拜訪客戶是常態，整個世界都是我的辦公室：無論是在飯店 lobby、餐廳、咖啡店、展覽會場還是機場，任何能坐下來的地方，都能打開筆電工作。
最誇張的一次是在杜拜，會展結束後累慘的一行人，把行李收拾完畢後，立馬衝到 Dubai Mall 裡面吃晚餐（邊吃邊看水舞燈光秀），然後直接坐在世界最高樓哈里發塔下，整理出差報告。將近凌晨 12 點，我們把報告寄回公司，才搭計程車回飯店休息。旁邊都是快樂拍照的觀光客，而我們四個人卻疲累地坐在階梯上寫報告的畫面，至今回想起來，都還讓我印象深刻。
後來的幾年，我到偏鄉社區的非營利組織工作，一直到現在回學校進修念研究所、自己創業，產業和工作內容雖然有了大幅度的轉換，但四處移動的「數位游牧」（Digital Nomad）工作模式，卻依然沒有改變。抽離一成不變的上下班作息和辦公室環境，從不同的生活軌跡裡吸收養分，讓我能體會生活的實感，和品味周遭一切美好的人事物。
疫情引爆了工作型態的轉變
而 2020 年爆發的新冠肺炎疫情，似乎更是加劇了這股工作型態轉型的浪潮。根據報導，許多你我耳熟能詳的大公司如Google、Apple、Microsoft，紛紛宣布他們允許員工在家辦公（Work from Home）的工作方案。在台灣，2021 年 5 月中面臨疫情升溫，全國進入防疫三級警戒狀態後，許多企業也開始啟動分流上班機制，允許員工遠端在家工作。
科技的發展，加上疫情的推波助瀾，解放了傳統個體的工作限制。帶著筆電、帶著你的才能，不管在哪裡，都能邊工作邊生活。根據Global Workplace Analytics的調查，有 82% 的美國人在疫情結束之後，還是希望能有部分時間可以在家工作，顯見遠距工作或在家工作這種相對具有彈性的模式，對很多上班族來說，有著非常大的吸引力。
如果你已經開始在家工作，或是未來希望找到可以遠距工作、游牧工作的職位，有哪些能力是一定要具備的呢？根據過去的經驗，我整理出五種數位時代的新型態工作者必備的自我管理能力，我們一起來看看吧！
五大新型態工作者必備的自我管理能力
1. 時間管理力：
在辦公室工作，必須遵守固定的規範，幾點前必須打卡上班、什麼時候可以午休，都必須照著規定走。久而久之，自然就會形成一種工作的作息習慣。然而，在家工作由於工作和生活的場域重疊，從早到晚都在家裡，不僅很難明確切割上下班時間，常見的情景是，工作累了就忍不住到床上睡個午覺，但一躺下去，很可能就爬不起來啦。
因此，在家工作很需要建立屬於自己的儀式感。在一天工作的開始，和結束工作之前，都給自己一個固定的儀式，讓大腦接收到「該切換模式囉」的訊息。儀式可以很簡單，例如開始工作之前沖個澡、換上正式服裝、幫自己煮杯咖啡，甚至只是移動到書房固定的位置，提醒自己，現在要開始進入工作狀態。結束工作的儀式，則可以給自己設定個明確的時間，時間到了，就該把手邊的工作收尾，去運動、或是準備晚餐。建立了明確的上班和下班時間區段，在家工作的節奏才會穩定，幫助你掌握時間的主導權。
2. 專注管理力：
那些叮叮咚咚不斷發出提示音的通訊軟體，可以說是讓我們分心的惡魔。就算是線上開會，沒人知道你正在滑手機，但那種不知不覺就消耗很多時間的感覺，真的是很恐怖啊！建議你在家工作的時候要把手機轉成靜音，也不要打開臉書等社群網站，否則你一定會很想去點開那些紅色的通知數字，看看誰又更新了什麼訊息。
最近很紅的「番茄鐘工作法」，也是非常適合使用的專注力管理工具。先給自己設一個 25 分鐘後會響的鬧鐘。然後開始專心工作，把手機放到一邊，也把電腦裡不相關的通訊軟體都關掉，一次專注做一件事。等鬧鐘響起，就休息 5 分鐘。如果 25 分鐘的工作時間對你來說太短，你也可以把時間拉長一點，例如設定 50 分鐘工作，再加上 10 分鐘的休息時間。
番茄鐘工作法的重點在於，當你工作的時候，一定要專心，休息的時候，也一定要休息，可以盡情地使用通訊軟體、站起來動一動、給自己倒杯水、聽首歌，任何事情都可以，總之，一定要讓自己離開工作狀態。這對我來說是一個很有效的工作方法，因為有很明確的時間限制，而且又有固定的休息時間，幫助我更容易集中精神，達成效率產出，也比較能抵抗分心的誘惑。
3. 知識管理力
在辦公室工作，我們往往會把資料印出來歸檔，文件整理相對容易。但在家工作之後，通常是以數位方式做資料歸檔，而且使用的電腦，也未必和平常在辦公室使用的電腦相同。因此，必須注意把文件更新到最新版本後，再放到工作專用的資料夾，和私人資料夾分開，如此一來，不僅可以提升工作效率，也能避免突然要用某份資料卻找不到的窘境。
如果公司提供伺服器可以上傳資料，要記得定期把資料備份上去；如果沒有，則可以運用Dropbox或Google Drive等雲端同步儲存工具，自己做資料的定期上傳與整理。如此一來，即使是用不同電腦，也能立刻找到需要的檔案，就算有一天硬碟壞掉，或是檔案損壞，還是可以從雲端還原下載，節省非常多的時間。
4. 溝通管理力
在家工作，少了和同事、主管面對面討論的時間，反而更需要刻意地主動和他們交流。這不僅是為了維繫感情，避免自己變成邊緣人；更重要的，是要延續你和團隊之間的信任感。如果平常你會和主管匯報工作進度，那麼在遠距工作期間，同樣也該用電話或視訊方式和主管確認進度，確保自己的方向和進展符合對方的需求。千萬不要想說用郵件或訊息報告就好，因為遠距工作在台灣仍然屬於一種比較新的工作模式，很多主管還是習慣要掌握具體細節，才會心安。主動回報進度，可以讓主管感受到你的積極性，反而會對你更放心。
另外，也可以定期約同事在線上交流，畢竟人是群居的動物，在家工作雖然相對自由，但如果失去與人的連結太久，還是很可能會造成心理的憂鬱和孤單感。像是舉辦線上讀書會，甚至是和同事一起上線吃個午餐、下午茶，都會對舒緩心理壓力有很大的幫助。
5. 工具管理力
當實體會議轉為以線上的視訊或語音形式進行，你該做的第一件事，是確保家裡的網路連線穩定，並且使用品質比較好的耳機和麥克風。我曾經有好幾次，都遇到會議參與者的麥克風收音不佳，導致其他人聽不清楚聲音，或者是聽起來非常吃力，很多重要的內容必須重複講好幾次，實在是很浪費時間，也消耗其他人的耐心。這些基本工具的費用並不高，卻可以讓你提高會議效率，在與會者心中留下專業的印象，可說是非常划算的長期投資。
其他線上會議的輔助工具，像是使用電子白板，或是製作圖文簡報來搭配口頭說明的內容，如果能夠熟悉這些數位工具的使用，也能非常有效地提升會議效率和品質。
結語
總結來說，無論是游牧工作、遠端工作還是在家工作，這些數位時代的新工作型態儘管在形式上略有不同，卻都有著相同的核心概念：工作者必須具備高度的自我管理能力，對工作負責，準時交出高品質的成果。
面對疫情加速、外在環境劇變的VUCA時代，年輕工作者若能有意識地培養自己的時間管理、專注管理、知識管理、溝通管理和工具管理能力，對提升自我的職場競爭優勢，將有極高的幫助，無論面臨再大的挑戰，都肯定能導引我們持續向前，累積長期的個人專業價值。